La gestión de la negociación online

Nos encontramos con diferentes tipos de negociaciones: en persona, en grupo, multiculturales, multilaterales… Pero si hay algo que tenmos cada vez más claro es que nos encontramos en un mundo que con mayor frecuencia se mueve de forma más interconectada y a nivel global, este nuevo paradigma a la hora de relacionarse hace que las negociaciones marcadas por la distancia física y el uso de las nuevas tecnologías para facilitar la intercomunicación estén más presentes en nuestro día a día.
No cabe duda que los medios de interacción elegidos a la hora de negociar van a influir en la calidad y el resultado de la misma. Si la distancia es muy grande, será más difícil construir una relación fluida y esto repercutirá a la hora de asentar una confianza mutua.
Para tener éxito ante la usabilidad de los formatos online, es muy importante entender cuáles son los obstáculos más frecuentes de los acuerdos en remoto y qué estrategias debemos seguir para superarlos.
Cómo afrontar estos obstáculos
Los obstáculos son un reto constante que nos suele acompañar en cualquier tipo de negociación, pero cuando la comunicación se produce en formato digital, este peligro puede verse agravado. Estos son los más habituales:
– La confrontación. La carencia de normas sociales que regulen la comunicación online y una mayor sensación de protección bajo la lejanía y el anonimato suelen favorecer una mayor confrontación entre las partes en los medios digitales.
– La situación temporal. Muchas veces aunque negociamos a distancia nos comportamos como si lo estuviéramos haciendo en tiempo real, lanzando ofertas y contraofertas sin argumentaciones ni aclaraciones que faciliten el acuerdo.
– La salida de la negociación. Podemos dar por finalizada la negociación antes de tiempo, cuando seguramente la definición del pacto mejoraría de forma sustanciosa si continuásemos en contacto un tiempo más. La disminución de información visual y la separación limitan nuestra capacidad de anticiparnos y de prevenir riesgos.
– El fallo básico de atribución. Si previamente a la negociación no nos hemos informado, es muy fácil que vayamos a asumir en el otro intenciones negativas y una tendencia a explotar sus propios intereses.
Estrategias para ayudarnos a gestionar una negociación online más eficaz
Para superar los obstáculos y las barreras de la comunicación online, podemos implementar una serie de estrategias que nos ayudarán a rebajar la incertidumbre y la distancia psicológica con la otra parte, a mejorar la relación aportando seguridad y confianza, a obtener información valiosa y a aprovechar mejor cada etapa y cada dispositivo en favor de nuestros propios intereses:

1. Preparación. Es en esta etapa en la que vamos a analizar los objetivos, los intereses, el poder y la información que disponemos. Nos interesa plantearnos un primer acercamiento con la otra parte, donde se va a menguar la sensación de distancia sin el propósito explícito de negociar.
2. Toma de contacto. Asentaremos las bases de la negociación. Es oportuno escuchar de forma activa e incluso mantener silencios para que la otra parte nos aporte más información. Si realizamos una primera llamada de toma de contacto nos puede resultar favorable. Si decidimos que el contacto se realice a través de videoconferencia, deberemos ir vestidos de manera adecuada y mantener el contacto visual, analizando las señales no verbales. Si la comunicación se va a realizar por escrito, seremos educados y formales en las formas.
3. Planteamiento. Proceso de creación de valor para ambas partes. Lo más adecuado en esta fase es ser breve y concreto con la información, mostrando interés e intención de colaborar en todo momento, y desarrollar bien nuestra propuesta. Debemos evitar la trampa de negociar como si fuera en tiempo real para no precipitarnos, a distancia todo requiere otro tempo.
4. Creación de alternativas. Para evitar entrar en la confrontación, es necesario plantear cada oferta de forma ordenada con presentaciones que destaquen la argumentación. Es muy importante responder acorde a la necesidad de la situación y evitar tardar más de un día, para no provocar ansiedad en la otra parte y favorecer una experiencia más colaborativa.
5. Creación del acuerdo. En esta etapa, es fundamental plantear una estrategia de concesiones y construir un acuerdo específico y concreto. Hay dos elementos vitales que no debemos olvidar: cómo se va a implementar la solución escogida y qué seguimiento se le va a dar para garantizar su cumplimiento. Un pacto preciso siempre ayuda a evitar futuros conflictos y confusiones.
6. Cierre y seguimiento. Antes del acuerdo definitivo, ambas partes deberán tomarse un tiempo para revisar todos los términos establecidos. Después, se deben enviar por correo electrónico todos los puntos del contrato y evitaremos salir de la negociación antes de tiempo.

Artículo basado en la nota técnica del IESE “Negociación y digitalización: claves para cerrar acuerdos eficazmente en la era digital”, elaborada por los profesores del IESE Guido Stein y Kandarp Mehta y el asistente de investigación Alberto Barrachina.